Erfolgsgeschichte

Transformation des Außendienstmanagements mit Reportheld

Kunde: Ein mittelständisches Unternehmen in der Energietechnik
Branche: Energietechnik
Go-Live: 2021

Hintergrund

Ein mittelständisches Unternehmen, spezialisiert auf Inbetriebnahmen und Wartungen von Photovoltaik- und Elektroinstallationen, strebt danach, hochwertige Energielösungen und Dienstleistungen anzubieten. Mit einem starken Fokus auf hohe Servicestandards und Kundenzufriedenheit ist das Unternehmen stets auf der Suche nach fortschrittlichen Werkzeugen, um seine Abläufe zu optimieren und sich als Vorreiter in der Energietechnikbranche zu positionieren.

Herausforderung

Vor der Implementierung von Reportheld stand das Unternehmen vor mehreren Herausforderungen im Management ihrer Außendiensttätigkeiten:

  • Ineffiziente Papierarbeit: Außendiensttechniker mussten umfangreiche Papierdokumente verwenden, was viel Zeit kostete und zu Fehlern in der Berichterstattung führte. Besonders bei Arbeiten auf dem Dach war es umständlich, Papierlisten auszufüllen, was oft erst nach Abschluss der Arbeiten geschah und somit die Vollständigkeit beeinträchtigte.
  • Erschwerte Koordination: Die ausgefüllten Papierlisten wurden nach dem Einsatz dem Meister zur Kontrolle vorgelegt. Bei Beanstandungen gingen die Listen zurück an die Techniker. Das machte den Prozess umständlich.
  • Datenmanagement: Die Ablage, das Abrufen und die Analyse von Daten aus den Außendiensteinsätzen waren zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • Kundenzufriedenheit: Kunden mussten lange auf Wartungstermine warten und erhielten danach handschriftliche und teils schlecht leserliche Papierlisten als Dokumentation.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte das Unternehmen Reportheld, eine umfassende digitale Lösung zur Optimierung des Außendienstmanagements. Reportheld bietet:

  • Digitale Checklisten: Machen Papierlisten überflüssig, da alle Daten nun vollständig digital erfasst werden. Auf dem Smartphone kann schnell und unkompliziert, auch während des Einsatzes, dokumentiert werden. Die Speech-to-text-Funktion erleichtert die Dokumentation zusätzlich. Medien, wie z. B. Bilder, können in die digitale Checkliste integriert werden.
  • Offlinefähigkeit: Daten können in den digitalen Checklisten auch ohne mobiles Netz oder WLAN erfasst werden und werden später bei Netzverfügbarkeit automatisch synchronisiert.
  • Digitale Berichterstattung: Beseitigt die Notwendigkeit von Papierformularen und ermöglicht es Technikern, Berichte auf mobilen Geräten zu erstellen. Diese werden automatisch nach der Inbetriebnahme bzw. Wartung per E-Mail an den Kunden versandt.
  • Echtzeitsynchronisation: Erleichtert nahtlose Kommunikation zwischen Außenteams und Büro, wodurch sofortige Updates und Koordination sichergestellt werden.
  • Effizientes Datenmanagement: Zentralisiert die Datenspeicherung und ermöglicht einen einfachen Zugriff und die Analyse von Außendienstinformationen.
  • Dashboards: Ermöglichen fundierte Analysen und Einblicke. Nach einzelnen Bauteilen, wie Wechselrichtern, kann gefiltert werden. Dadurch lässt sich feststellen, ob ein bestimmtes Fabrikat zuletzt besonders fehleranfällig war. Diese Informationen führen zu besseren Entscheidungen, wie beispielsweise der Wahl eines anderen Herstellers für Wechselrichter.
  • Anbindung an ERP-System: Die Anbindung von Reportheld an das ERP-System des Unternehmens ermöglicht die automatische Übertragung benötigter Daten, wie Kunden- und Objektdaten, in die Checklisten. Dies spart Zeit. Änderungen in Reportheld, wie zum Beispiel aktualisierte Adressdaten, werden automatisch ins ERP-System zurückgespielt.

Implementierung

Der Implementierungsprozess wurde in Phasen durchgeführt, um einen reibungslosen Übergang und minimale Unterbrechungen zu gewährleisten:

  • Erstbewertung: Eine gründliche Bewertung der bestehenden Prozesse und Anforderungen des Unternehmens wurde durchgeführt, um Reportheld auf deren spezifische Bedürfnisse zuzuschneiden.
  • Anpassung und Integration: Reportheld wurde angepasst, um nahtlos in die bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe des Unternehmens integriert zu werden.
  • Schulung und Einführung: Schulungen wurden für die Außendiensttechniker und das Büropersonal durchgeführt, um sicherzustellen, dass sie sich mit dem neuen System vertraut fühlen.
  • Pilotphase: Eine Pilotphase wurde mit einer ausgewählten Gruppe von Technikern durchgeführt, um eventuelle Probleme zu identifizieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
  • Vollständige Einführung: Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase wurde Reportheld im gesamten Unternehmen eingeführt.

Ergebnisse

Die Einführung von Reportheld hat zu erheblichen Verbesserungen in den Außendienstabläufen des Unternehmens geführt:

  • Erhöhte Effizienz: Techniker können jetzt Berichte digital erstellen und einreichen, wodurch keine Papierarbeit mehr anfällt.
  • Bessere Datenqualität: Die Daten werden direkt während des Einsatzes auf dem Smartphone erfasst. Dadurch entstehen keine Datenlücken, wie es oft bei nachträglich ausgefüllten Papierlisten der Fall war.
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Die einfache Bedienbarkeit und das intuitive Design von Reportheld hat die Dokumentation erleichtert, was die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert hat.
  • Verbesserte Datenanalyse: Zentralisierte Datenspeicherung hat das Abrufen und Analysieren von Daten in Dashboards erleichtert, was zu fundierteren Entscheidungsprozessen führt.
  • Betriebliche Skalierbarkeit: Das Unternehmen konnte dank der durch Reportheld gewonnenen Effizienz fast doppelt so viele Inbetriebnahmen und Wartungen pro Jahr bewältigen.
  • Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Mehr Inbetriebnahmen und Wartungen pro Jahr ermöglichen schnellere Terminverfügbarkeiten. Kunden erhalten die Dokumentation direkt nach dem Termin per E-Mail und keine Papierberge mehr.

Fazit

Durch die Implementierung von Reportheld hat das Unternehmen im Bereich der Energietechnik sein Außendienstmanagement erfolgreich transformiert und dabei größere Effizienz, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit erreicht. Die digitale Lösung hat nicht nur die Abläufe optimiert, sondern das Unternehmen auch als zukunftsorientiert positioniert, das sich der Nutzung von Technologie für herausragende Serviceleistungen verschrieben hat.

Das Unternehmen profitiert weiterhin von den Vorteilen von Reportheld und setzt einen Maßstab für Exzellenz im Bereich der Energietechnik.

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Prozesse digitalisieren in der Energietechnikbranche

Im Bereich der Energietechnik sind Außendienst-Mitarbeiter für die Wartung und Instandhaltung von Anlagen, wie beispielsweise Solaranlagen, zuständig. Regelmäßige Inspektionen sind notwendig, um die Funktionalität und Sicherheit der Anlagen zu gewährleisten. Eine spezialisierte Management-Software wie Reportheld bietet hierfür die ideale Lösung. Mitarbeiter können unterwegs und direkt am Standort der Anlagen jederzeit auf die mobile App zugreifen, Daten eintragen und Berichte versenden. Dies optimiert nicht nur die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, sondern sichert auch die hohe Qualität und Zuverlässigkeit der technischen Systeme. Papierchaos wird vermieden, und die Effizienz im Außendienst wird erheblich gesteigert.

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