Digitalisierung des Inbetriebnahmemanagements mit Reportheld
Digitalisierung des Inbetrieb-nahme-managements
mit Reportheld
Hintergrund
Herausforderung
Vor der Implementierung von Reportheld sah sich das Unternehmen mit erheblichen Herausforderungen im Inbetriebnahmemanagement konfrontiert:
- Ineffiziente Papierarbeit: Die Techniker mussten für die Inbetriebnahme der verschiedenen Papiermaschinen und auch zum Teil einzelner Bauteile Papierlisten mit einer sehr hohen Zahl an Prüfpunkten abarbeiten. Diese Papierlisten wurden an den Wänden der Produktionshallen des Kunden befestigt, wo die Inbetriebnahme der Papiermaschine erfolgte. Jeder Prüfpunkt musste in diesen sehr unübersichtlichen Papierlisten mit Unterschrift und Datum abgehakt werden. Dabei wurde oft etwas übersehen oder die Techniker verrutschten in der Zeile. All dies führte unter anderem zu unnötiger Nacharbeit und Verzögerungen.
- Unklare Arbeitsverteilung: Es war nicht immer klar, ob ein Prüfpunkt beispielsweise von einem Monteur oder einem Elektriker bearbeitet werden sollte, was zu Unstimmigkeiten und Missverständnissen führte.
- Erschwerte Datenanalyse: Die auf den Papierlisten abgehakten Punkte wurden telefonisch an einen Mitarbeiter im Büro durchgegeben, der die Daten in eine Excel-Tabelle eintrug. Zur Visualisierung des Projektfortschritts wurde ein Diagramm erstellt. Bilder, die zu Dokumentationsgründen aufgenommen worden sind, wurden ausgedruckt und in Ordner zusammen mit den Listen abgelegt oder die ID des Bildes in der Kamera wurde in der Excel vermerkt. Dies bedeutete viel manuelles Eintippen und ermüdende Arbeit.
Lösung
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte das deutsche Maschinenbauunternehmen Reportheld, eine umfassende digitale Lösung zur Optimierung des Inbetriebnahmemanagements. Reportheld bietet:
- Digitale Checklisten: Ersetzen Papierlisten vollständig, da alle Daten nun digital erfasst werden. Techniker können schnell und unkompliziert auf dem Smartphone dokumentieren, ohne die Maschine verlassen zu müssen. Medien wie Bilder können in die digitale Checkliste integriert werden. Bei Ändern des Status wird zudem automatisch ein Datumsstempel und die digitale Signatur des jeweiligen Mitarbeiters gesetzt. Über die Office Anwendung können die Mitarbeiter im Büro auch Anleitungen und Handbücher zu spezifischen Prüfpunkten für die Techniker hinterlegen. Über den Template Editor von Reportheld wird für jede Maschine eine eigene Checklistenvorlage erstellt. Im Editor gibt es ein Set an Vorlagen, die dafür geklont werden können. Ein Mitarbeiter der Arbeitsvorbereitung kann sich die am besten passende Vorlage suchen, klonen und auf die aktuelle Maschine anpassen. Meist wird diese Vorlage dann nur einmal verwendet.
- Offlinefähigkeit: In den Produktionshallen gibt es häufig kein WLAN oder mobiles Netz. Die Daten können in den digitalen Checklisten auch ohne WLAN oder mobiles Netz erfasst werden und werden später bei Netzverfügbarkeit automatisch synchronisiert.
- Teamfähigkeit: Mit Reportheld können mehrere Personen verschiedener Gewerke simultan an der gleichen digitalen Checkliste arbeiten.
- Qualifikationssteuerung: Die verschiedenen Gewerke (Mechaniker, Monteure, Elektriker, etc.) sind in Reportheld verschiedenen Gruppen zugeordnet. Jede Gruppe kann nur ihre zugeordneten Prüfpunkte abhaken. Damit die entsprechende Gruppe ihre Arbeit zum richtigen Zeitpunkt macht, kann sie jedoch auch den Status und den Inhalt der anderen Prüfpunkte sehen.
- Digitale Berichterstattung: Fehler und Probleme sind in den digitalen Checklisten farblich sichtbar und leicht rückverfolgbar hinsichtlich Prüfpunkt, Datum und Prüfer. Am Ende muss bei der Berichterstellung jeder Prüfpunkt grün markiert sein, um sicherzustellen, dass die Maschinen ordnungsgemäß in Betrieb genommen wurden.
- Effizientes Datenmanagement: Zentralisierte Datenspeicherung ermöglicht einen einfachen Zugriff und bildet die Grundlage für Dashboards.
- Dashboards: Bieten fundierte Analysen und Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt für das Management.
Implementierung
Der Implementierungsprozess wurde in Phasen durchgeführt, um einen reibungslosen Übergang und minimale Störungen zu gewährleisten:
- Ersteinschätzung: Eine gründliche Bewertung der bestehenden Prozesse und Anforderungen wurde durchgeführt, um Reportheld auf ihre spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden.
- Anpassung und Integration: Reportheld wurde angepasst, um nahtlos in die Arbeitsabläufe des Unternehmens integriert zu werden.
- Schulung und Onboarding: Umfassende Schulungen wurden für die Techniker und das Büropersonal durchgeführt, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen System vertraut sind.
- Pilotphase: Eine Pilotphase wurde mit einer ausgewählten Gruppe an Fachpersonal durchgeführt, um mögliche Probleme zu identifizieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
- Vollständige Einführung: Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase wurde Reportheld für die Inbetriebnahmen der Papiermaschinen in dem Unternehmen eingeführt.
Ergebnisse
Die Einführung von Reportheld hat zu erheblichen Verbesserungen im Inbetriebnahmemanagement des Unternehmens geführt:
- Erhöhte Effizienz: Techniker können jetzt Checklisten digital ausfüllen, wodurch keine Papierarbeit mehr anfällt.
- Einfacher Workflow: Techniker können die Daten direkt an der Maschine in ihr Smartphone eingeben, was Unterbrechungen minimiert. Die Daten werden in Reportheld gesammelt, für die Analyse in Dashboards aufbereitet und per API an das Dashboard-Tool gesendet. Die Daten müssen nicht mehr manuell in ein separates Tool (z. B. Excel) übertragen werden.
- Verbesserte Datenanalyse: Dank Filterfunktion lässt sich der Projektfortschritt je Baustelle, Anlage und Abschnitt in Dashboards visualisieren. Diese Dashboards führen zu mehr Transparenz gegenüber dem Management als auch den Kunden.
- Verbessertes Reporting und Controlling: Das Unternehmen muss Zwischenstände an ihre Kunden über den Fortschritt auf der Baustelle geben. Dabei helfen die Daten aus Reportheld und die Visualisierungen aus dem Dashboard erheblich. Diese Werkzeuge ermöglichen eine präzise und anschauliche Darstellung des aktuellen Stands der Arbeiten, was die Kommunikation mit den Kunden verbessert und für mehr Transparenz sorgt.
- Schnellere Behebung bei Problemen: Fehler lassen sich in den digitalen Checklisten schneller erkennen und damit auch beheben.
- Klare Aufgabenverteilung: Dank der Gruppenzugehörigkeit ist für jeden Mitarbeiter in Reportheld ersichtlich, wann er welche Aufgaben bearbeiten kann, was zu einem effizienteren Ressourceneinsatz führt.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Die einfache Bedienbarkeit und das intuitive Design von Reportheld haben die Dokumentation erleichtert und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.
Fazit
Durch die Implementierung von Reportheld hat das deutsche Maschinenbauunternehmen sein Inbetriebnahmemanagement erfolgreich transformiert und eine höhere Effizienz und Transparenz erreicht. Das Unternehmen profitiert weiterhin von den Vorteilen von Reportheld und setzt damit einen Maßstab für Exzellenz im Maschinenbau. Die Lösung hat einen effizienteren und transparenteren Workflow ermöglicht und trägt letztendlich zum langfristigen Erfolg und Vertrauen der Kunden bei.
Prozesse digitalisieren im Maschinenbau
Die Digitalisierung eröffnet im Maschinenbau neue Möglichkeiten, um Effizienz und Präzision in Arbeitsprozessen zu steigern. Besonders im Inbetriebnahmemanagement zeigt sich das Potenzial digitaler Lösungen: Papierbasierte Prozesse können durch digitale Checklisten ersetzt werden, was die Nachverfolgbarkeit und Fehlerreduzierung erheblich verbessert. Digitale Tools ermöglichen es, Daten direkt vor Ort zu erfassen und in zentralen Systemen zu speichern. Dies erleichtert die Analyse und Visualisierung von Fortschritten und unterstützt eine transparente Kommunikation mit Kunden und im Team. Eine klare Aufgabenverteilung und die automatische Nachverfolgung von Prozessen tragen zusätzlich zu einem effizienteren Ressourceneinsatz bei. Darüber hinaus können durch die Digitalisierung Berichts- und Dokumentationsprozesse optimiert sowie die Mitarbeiterzufriedenheit durch intuitiv bedienbare Systeme erhöht werden. Mit diesen Vorteilen setzt die Digitalisierung neue Maßstäbe in der Optimierung von Prozessen und der Wettbewerbsfähigkeit von Maschinenbauunternehmen – eine entscheidende Entwicklung für die Zukunft der Maschinenbaubranche.
