Digitalisierung des Netzbetriebs bei den Stadtwerken Bayreuth
Hintergrund
Herausforderung
Vor der Implementierung von Reportheld standen die Stadtwerke Bayreuth vor folgenden Herausforderungen bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung ihrer Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten:
- Ineffiziente Planung: Die Disposition der Monteure erfolgte über manuell geführte Excel-Tabellen, die in die Planungssoftware übertragen wurden.
- Medienbrüche: Kommunikation und Datenverarbeitung waren durch die Nutzung verschiedener, nicht umfassend integrierter Systeme wie Excel, AIDA und NAV ineffizient.
- Manuelle Dokumentation: Arbeitsaufträge und Checklisten wurden auf Papier dokumentiert, was zu Intransparenz, Verzögerungen und Fehlern führte. Die Papierdokumente wurden abgeheftet und waren nicht digital zugänglich.
- Umständliche Zeiterfassung: Zeiten wurden digital erfasst, aber erst Wochen später in das ERP-System übertragen.
Lösung
Die Stadtwerke Bayreuth entschieden sich für die Implementierung von Reportheld, einer umfassenden digitalen Plattform zur Optimierung des Netzbetriebs. Die Lösung bietet:
- Digitale Checklisten: Monteure können Checklisten vor Ort digital abarbeiten. Messwerte und Protokolle sind digital verfügbar.
- Digitale Plantafel: Einfache und flexible Disposition der Monteure.
- Echtzeit-Kommunikation: Verbesserte Abstimmung zwischen Büro und Außendienst. Außerdem höhere Transparenz durch digitalen Zugriff auf Reportheld und die Dokumentation.
- Zentrale Datenverwaltung: Alle Daten werden auf einer Plattform zusammengeführt.
- Flexibilität: Anpassungen an sich ändernde Anforderungen sind problemlos möglich.
Implementierung
Die Implementierung von Reportheld erfolgte in mehreren Phasen:
- Bewertung: Detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse, um Reportheld auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuzuschneiden.
- Anpassung: Integration in bestehende Arbeitsabläufe.
- Anbindung an bestehende Systeme: Integration von NAV und AIDA zur nahtlosen Datenübertragung.
- Schulung: Umfassende Trainings für alle betroffenen Mitarbeiter.
- Pilotphase: Testlauf mit ausgewählten Nutzern zur Feinabstimmung.
- Vollständige Einführung: Rollout der Lösung auf alle relevanten Bereiche.
Ergebnisse
- Effizienzsteigerung: Reduzierung des Zeitaufwands für die Disposition und Bearbeitung von Arbeitsaufträgen.
- Erhöhte Transparenz: Echtzeit-Einsicht in den Status der Aufträge und schnellere Problemerkennung. Übersichtliche Plantafel mit hoher Flexibilität und Funktionalität.
- Bessere Datenverwaltung: Digitale Archivierung und vereinfachte Recherche von Protokollen.
- Optimierte Zeiterfassung: Schnellere und genauere Erfassung und Übertragung von Arbeitszeiten.
Fazit
Die Stadtwerke Bayreuth haben durch die Implementierung von Reportheld ihre Wartungs- und Instandhaltungsprozesse erfolgreich digitalisiert und optimiert. Dies führte zu einer gesteigerten Effizienz, einer höheren Qualität der Arbeit und einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit. Reportheld hat sich als nachhaltige und zukunftssichere Lösung erwiesen, die den Netzbetrieb der Stadtwerke Bayreuth auf ein neues Level gehoben hat.
Kundenstimme
„All unsere jahrelange Erfahrung, die wir mit dem alten Planungstool hatten, haben wir eingebracht, um diese Lösung aufzubauen. Das Coole für uns an Reportheld ist, dass wir die Gestaltung auf unsere Bedürfnisse ausrichten konnten und nicht eine vorhandene Lösung nehmen mussten, die nicht richtig passt. Wir konnten endlich Funktionen integrieren, die wir vorher jahrelang vermisst haben. Wir haben quasi nicht die Stangenware genommen, sondern waren beim Schneider.“
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Mehr InformationenEinsatzmanagement mit Reportheld
Von der Einsatzplanung bis zur Archivierung werden die Stadtwerke Bayreuth bei der Digitalisierung von Reportheld unterstützt.
Planung und Disposition geschieht nicht immer vorausschauend. Manchmal können plötzlich anfallende Einsätze die Planung erschweren oder gar verwerfen. Mit Reportheld haben die Stadtwerke vielfältige Möglichkeiten, indem Sie nicht nur die Langzeitplanung vornehmen, sondern auch auf unvorhergesehene Vorfälle schnell reagieren können: Störmeldungen werden in der Plantafel einem Mitarbeiter zugeteilt, der Auftrag wird in Echtzeit synchronisiert, bearbeitet und automatisiert archiviert.
Durchgängige Zusammenarbeit in einer komplexen Systemlandschaft
Die Stadtwerke Bayreuth haben aktuell verschiedene Softwaretools zur Verwaltung der Stammdaten der technischen Infrastruktur und zur Planung der Instandhaltungsaufgaben im Einsatz. Lediglich die Dokumentation der Aufträge durch die Techniker erfolgt bislang noch mit Zettel und Stift.
„Seit 2012 haben alle unsere Monteure ein Tablet, das ihnen die täglichen Einsätze anzeigt und mit dem sie ihre Arbeitszeit verbuchen können. Die digitale Bearbeitung von Checklisten ist der längst überfällige nächste Schritt und für uns auch der abschließende hin zum voll digitalen Auftragsprozess. Mit groupXS haben wir für uns den optimalen Partner für dieses Projekt gefunden. Die Kombination aus intuitiven Anwendungen und sehr tiefer Anpassbarkeit auf unsere Abläufe hat uns überzeugt. Und natürlich auch die räumliche Nähe, die viele Vorteile im Entwicklungsprozess bewirkt.“, berichtet Dr. Sandra Seifert, Leiterin Arbeitsvorbereitung der Stadtwerke Bayreuth.
Mit Reportheld werden die Wartungsaufträge digital disponiert. Zusätzlich dokumentieren die Techniker an den Anlagen bequem mit ihren mobilen Endgeräten. Fotos und Skizzen der Anlagen werden direkt ergänzt und an die bestehenden Systeme zurückgemeldet.
„Die Herausforderung besteht darin, aus verschiedenen Quellen Informationen auszulesen und daraus automatisiert sowohl eine interaktive Plantafel für die Arbeitsvorbereitung als auch mobile Checklisten für die Smartphones und Tablets der Techniker zu erzeugen“, fasst Nicolai Sticht, Projektmanager bei groupXS Solutions, die Anforderungen im Projekt zusammen.
Reportheld verbindet Arbeitsvorbereitung, Techniker und Netzleitstelle
Neben der Arbeitsvorbereitung bildet die Leitstelle einen zentralen Punkt im Netzbetrieb. Hier laufen etwa Störungsmeldungen von Anwohnern auf. Diese werden via Reportheld an die zuständigen Mitarbeiter im Außeneinsatz zugewiesen. Anschließend werden der Bearbeitungsstatus und eventuell in weiteren Einsätzen zu erledigende Arbeiten ebenfalls in Echtzeit an die Leitstelle und die Arbeitsvorbereitung zurückübertragen, um die nächsten Einsätze zu planen. Außerdem gibt es eine direkte Verbindung zur Plattform Störungsauskunft.de, um im Störungsfall die betroffenen Anwohner zu informieren und über die Störungsbehebung auf dem Laufenden zu halten.
Seit Abschluss des Roll-Outs arbeiten knapp 100 Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen mit Reportheld. „Die ersten Testeinsätze mit Reportheld haben uns schon eindrucksvoll gezeigt, dass wir uns für die richtige Lösung entschieden haben!“, fasst Sandra Seifert zusammen.
Entdecken Sie die Vielfalt von Reportheld
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