Bei Inspektionen kann es vorkommen, dass der Inspekteur für einen vorliegenden Mangel eine zweite Meinung einholen möchte oder weitere Informationen braucht. Ebenso müssen die Teamkollegen oder Mitarbeiter aus anderen Abteilungen auf die Ergebnisse des Audits warten, bis der Inspekteur wieder im Betrieb ist und die Ergebnisse ins System eingegeben hat. Wenn mehrere Mitarbeiter ausrücken, um einen Auftrag zu erledigen, ist oftmals nicht ersichtlich, wer bereits welche Aufgaben erledigt hat. Außerdem müssen nachher die Dokumentationen aller Beteiligten zusammengefügt werden.
Mit Reportheld werden die Daten direkt in Echtzeit synchronisiert. Dies ermöglicht zum einen die Zusammenarbeit von Kollegen, die nicht am gleichen Einsatzort sind, da beide die gleichen Informationen vorliegen haben. Gleiches gilt für Teamkollegen, die gemeinsam im Einsatz sind. Ergebnisse werden übertragen, sodass jeder Beteiligte sieht, was bereits erledigt wurde und zu welchem Ergebnis der Kollege dabei kam. Zum anderen ermöglicht die direkte Übertragung, dass andere Mitarbeiter die Ergebnisse bereits weiterverwenden können, bevor der Kollege vom Außeneinsatz zurück ist.
Aufgaben können vergessen werden, da mehrere Mitarbeiter am gleichen Auftrag arbeiten. Ebenso nimmt das Zusammenfügen der Informationen aller Inspekteure viel Zeit in Anspruch.
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