Der Idealzustand kann vorher in Zusammenarbeit mit dem Reportadressaten festgelegt werden, wodurch eine gewisse Sicherheit für beide Seiten festgelegt wird. Mithilfe eines Fotos oder einer Skizze kann schneller entschieden werden, ob ein Fehler und – wenn ja – welcher Schweregrad vorliegt.
Vorher festgelegte Punkte in einem Protokoll können an einem anderen Punkt wieder aufgefasst werden. Mithilfe von Berechnungen lassen sich so bspw. Bereiche definieren, in denen ein gewisser Wert liegen darf. Darauf aufbauend lassen sich Aktionen wie etwa die Auswahl von einem Status ausführen.
Durch die eigenständige Einordnung in eine Kategorie kann es über mehrere Perioden hinweg zu Inkonsistenzen kommen. Zeit und Aufwand werden an den falschen Stellen eingesetzt.
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