Auf Basis von vorher gesammelten Daten müssen Elemente kategorisiert werden. Dabei entscheiden die Inspekteure im Regelfall selbstständig, welcher Kategorie der jeweilige Prüfpunkt zuzuordnen ist. Etwa ob es sich um einen leichten und zu behebenden Mangel handelt oder um einen schwerwiegenden, bei dem Ersatz erforderlich ist.
Vorher festgelegte Punkte in einem Protokoll können an einem anderen Punkt wieder aufgenommen werden. Mithilfe von Berechnungen lassen sich so etwa Bereiche definieren, in denen ein gewisser Wert liegen darf. Darauf aufbauend lassen sich Aktionen wie eine Statusbewertung und daraus resultierende Handlungsempfehlungen ableiten.
Durch die eigenständige Einordnung in eine Kategorie kann es über mehrere Perioden hinweg zu Inkonsistenzen kommen. Selbst wenn es sich nur um kleine Abweichungen handelt, kann es in der Summe zu einer anderen Statusbewertung führen. Hier werden Zeit und Aufwand an den falschen Stellen eingesetzt.
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