Ist die produktive Zusammenarbeit mit den Arbeitskollegen nur in Echtzeit möglich? Ganz im Gegenteil! Egal, ob Sie im Büro, von zu Hause oder unterwegs arbeiten, die ständige Ansprechbarkeit schadet nachweislich dem eigenen Workflow. So ist bekannt, dass man bei einer Unterbrechung oder Ablenkung der Arbeit durchschnittlich 23 Minuten braucht, um sich wieder auf die zu bearbeitende Aufgabe zu konzentrieren.
Doch wie schützen Sie sich vor all den alltäglichen Ablenkungen durch Kollegen und Mitarbeitern? Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie durch asynchrone Kommunikation die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern können.
SYNCHRONE VS. ASYNCHRONE KOMMUNIKATION
Einfach gesagt: Synchrone Kommunikation ist, wenn man in Echtzeit antwortet. Beispielsweise in einem Telefonat oder einem Meeting. Die Kollegen übermitteln Informationen und erwarten sofort eine Antwort.
Asynchrone Kommunikation hingegen ist demnach genau das Gegenteil. Man verschickt eine Nachricht und erwartet im Gegenzug keine sofortige Reaktion. Beispielsweise schreibt man den Arbeitskollegen eine E-Mail und bekommt erst ein paar Stunden später eine Antwort. Allerdings wird heute selbst die E-Mail in vielen Unternehmen nicht mehr als asynchrones Kommunikationswerkzeug betrachtet wird. Eine Studie aus dem Jahr 2015 fand heraus, dass die Antwortzeit von E-Mails in der Regel gerade einmal zwei Minuten beträgt. Ganz zum Leid von Menschen, die sich in ihrem Job regelmäßig konzentrieren müssen, sowie kognitive und kreative Leistungen erbringen.
DAS PROBLEM MIT SYNCHRONER KOMMUNIKATION
Die ständige Erreichbarkeit, die durch synchrone Kommunikation teilweise einhergeht, kann sich deutlich auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Gesundheit der Mitarbeiter schlagen. So ist es üblich, dass der Chef auch mal nach Feierabend das Smartphone zückt und die Mitarbeiter dazu auffordert, bestimmte Arbeiten noch zu erledigen. Die Folge: Stress und das Risiko einer Burn-out-Erkrankung steigen. Außerdem sind Mitarbeiter im Schnitt bis zu 80 Prozent ihres Arbeitstages damit beschäftigt, mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren. Häufig nehmen die Mitarbeiter sogar Arbeit vom Büro mit nach Hause, um dort nach Feierabend konzentriert arbeiten zu können.
STATT DIE PRODUKTIVITÄT UND EFFIZIENZ ZU ERHÖHEN, IST DIE REIN SYNCHRONE KOMMUNIKATION SOGAR EIN ERHEBLICHER STÖRFAKTOR.
AKZEPTANZ UND FESTE REGELN IM UNTERNEHMEN ETABLIEREN
Uns ist bewusst, dass weder die rein synchrone, noch die rein asynchrone Kommunikation den absoluten Königsweg der Mitarbeiterproduktivität abbilden. Beispielsweise eignet sich die asynchrone Kommunikation nicht bei komplexen Problemstellungen, bei denen Diskussionsbedarf besteht oder bei Brainstorming-Tätigkeiten im Team. Wir setzten daher auf eine Mischung beider Formen, um unsere Produktivität bei groupXS Solutions GmbH zu steigern. Dafür haben wir feste Regeln etabliert, die wir im Folgenden vorstellen wollen.
ANRUF
CHAT
Wenn die Kollegen anrufen, dann hat dies auch einen triftigen Grund. Daher sollte der Hörer in diesem Fall immer sofort abgenommen werden. Selbstverständlich gilt das nur innerhalb der eigenen Arbeitszeit. Feierabende und Ruhezeiten während Wochenenden und Feiertagen sind selbstverständlich einzuhalten.
Eine Chatnachricht sollte innerhalb von einer Stunde beantwortet werden. Viele Plattformen geben Mitarbeitern die Möglichkeit sogar anzuzeigen, ob diese gerade verfügbar sind oder ob diese gerade fokussiert arbeiten und nicht gestört werden wollen.
Bei einer E-Mail, die von Kollegen geschrieben wurde, ist eine Bearbeitungszeit von ein bis zwei Tagen angemessen.
FAZIT
Asynchrone Kommunikation ist zwar kein Allheilmittel für die Mitarbeiterproduktivität in Ihrem Unternehmen ist, sie lässt dennoch genug Freiraum zur Bearbeitung von Aufgaben in Berufsfeldern, wo sogenanntes Deep Work eine wesentliche Rolle spielt. Die Akzeptanz der Geschäftsführung und der Kollegen für diese Arbeitsweise und Kommunikation sollte zunehmend gestärkt werden. Dabei ist aber auch wichtig, selbst abschätzen zu können, wie dringlich das eigene Anliegen ist.
